Das Konzept ist fertig und soll nun umgesetzt werden. Die eigentliche Arbeit fängt jetzt erst an. Wie gehe ich am besten vor, um das Konzept so effektiv und effizient wie möglich umzusetzen?

Die im Rahmen der Konzepterstellung definierten Maßnahmen gilt es zunächst zu strukturieren und erst anschließend umzusetzen.

Umsetzungsprozess

Maßnahmenmanagement_Teil 2_Umsetzung

Analyse

1) Konzept

Ein Projekt startet in der Regel mit einer detaillierten und aufwändigen Analysephase. Auf Basis der identifizierten Schwachstellen und Krisenursachen werden Maßnahmen entwickelt, um die strategische Ausrichtung oder das ausgerufene Projektziel zu erreichen. Ergebnis ist ein Konzept mit einem umfangreichen Maßnahmenkatalog.

Strukturierung

2) Kick Off / Festlegung der Projektorganisation

Die Maßnahmen werden zunächst hinsichtlich ihrer Umsetzungsgeschwindigkeit und ihres Nutzens klassifiziert, so ergibt sich eine Priorisierung für die Umsetzungsphase. Das Ergebnis ist eine Übersicht, welche die prioritären Maßnahmen ausweist und als Orientierung für die weitere Implementierung dient.

Die Projektorganisation ist mit ihren Rollen und den jeweiligen Aufgaben und Verantwortlichkeiten festzulegen. In der Praxis bietet sich häufig eine dreistufige Organisationsstruktur an, die durch ein Project Office unterstützt wird.

  • Projektleitung
    Ein zentraler Projekt-Verantwortlicher, in der Regel ein Mitglied der Geschäftsleitung, ist für das operative Maßnahmenmanagement verantwortlich.
  • Maßnahmenverantwortliche
    Für jede Maßnahme wird ein Verantwortlicher festgelegt, der die Aufgaben definiert und Start- und Fälligkeitstermine festgelegt. Der Maßnahmenverantwortliche übernimmt die Ergebnisverantwortung gemäß Zielvereinbarung.
  • Aufgabenverantwortliche
    Für jede Aufgabe wird ebenfalls ein Verantwortlicher sowie ein Start- und Fälligkeitstermin festgelegt. Die jeweils zuständigen Mitarbeiter übernehmen die Ergebnisverantwortung für ihre Aufgaben.
  • Project Office
    Der Status aller Maßnahmen und Aufgaben wird im Rahmen regelmäßiger Jour Fix Termine dem Project Office vorgestellt und gemeinsam in einem zentralen Softwaretool aktualisiert.

Zur Auswahl des richtigen Softwaretools bieten sich verschiedenen Alternativen an, die individuell unter Berücksichtigung der Anforderungen durch die Projektorganisation geprüft und ausgewählt werden sollten. So kann ein Maßnahmentool beispielweise als schlanke Version kostengünstig über Microsoft Teams eingeführt werden. plenovia bietet ein professionelles Maßnahmenmanagementtool (mmt) als Einzelplatzlösung an. Darüber hinaus gibt es verschiedenen Anbieter mit Online-Projektmanagement-Software für komplexe Projektorganisationen.

3) Aufsatz Projektstruktur

Im Rahmen von Einzelgesprächen mit dem Project Office schließt jeder Maßnahmenverantwortliche eine verbindliche Zielvereinbarung je Maßnahme ab.

Vorgehen und Inhalte einer Zielvereinbarung:

  • Maßnahmenbeschreibung und -zielsetzung
  • Messkriterium für die Zielerfüllung festlegen
  • Quantitative Effekte festlegen (falls möglich)
  • Aufgaben definieren – Kernfragen für die Aufgabendefinition:
    • Welche Teilschritte sind bis zur vollständigen Umsetzung der Maßnahme notwendig?
    • Welcher Detaillierungsgrad ist auf Aufgabenebene sinnvoll? Je detaillierter desto einfacher die Steuerung der Mitarbeiter/Teams desto höher jedoch der Controllingaufwand (Reporting).
    • Welches Teammitglied übernimmt welche Aufgabe (wer macht was bis wann)?
    • Welche Abhängigkeiten bestehen innerhalb der neuen Aufgabenstruktur oder zu Aufgaben anderer Maßnahmen?
    • Welche Deadlines sind für die Umsetzung der Maßnahme einzuhalten?
  • Die Beantwortung dieser Kernfragen bei der Aufgabendefinition unterstützt dabei, die Maßnahme sinnvoll zu strukturieren und in die Gesamtprojektstruktur zu integrieren!

4) Abstimmung der Maßnahmen

Die anschließende Abstimmung der Maßnahmen erfolgt in zwei Schritten:

  • Zunächst wird die erfasste Projektstruktur in das zentrale Maßnahmentool überführt. Hierbei werden etwaige Abhängigkeiten und Termine verschiedener Maßnahmen nochmals geprüft und ggf. angepasst.
  • Im nächsten Schritt wird die gesamte Projektstruktur offiziell durch die Projektorganisation verabschiedet. Ergebnis ist ein detaillierter Fahrplan für die Umsetzung, so dass sich alle im Projekt Beteiligten rein auf die inhaltliche Umsetzung der einzelnen Maßnahmen konzentrieren können. Zudem wurden die Ziele und Kriterien gemeinsam festgelegt, an denen sich die jeweiligen Verantwortlichen in der Umsetzung messen lassen (müssen).

Umsetzung

5) Kontinuierliches Maßnahmencontrolling

Die Steuerung der Umsetzung sollte über regelmäßige Jour Fixe und Lenkungsausschüsse erfolgen, in denen der Status überwacht wird.

Jour Fixe:

  • Frequenz: beispielsweise wöchentlich
  • Agenda: Status der Aufgaben, Wochenrückblick und Ausblick zu Kernmaßnahmen, alle vier Wochen Planung der Aufgaben für die nächsten vier Wochen
  • Teilnehmer: Bereichsverantwortliche, Maßnahmenverantwortliche, Projekt Office

Lenkungsausschuss:

  • Frequenz: beispielsweise alle vier Wochen
  • Agenda: Status der Maßnahmen, Entwicklung Kennzahlen, Entscheidung Maßnahmenstände, nächste Schritte/neue Maßnahmen
  • Teilnehmer: Projektleitung, Bereichsverantwortliche, Projekt Office

Durch ein konsequentes und strukturiertes Maßnahmenmanagement werden die typischen Umsetzungsfallen vermieden und ein nachhaltiger Wandel sichergestellt. Benötigen Sie Hilfestellung bei der Umsetzung Ihrer Projekte und Maßnahmen? Gerne unterstützen wir Sie!

image_pdf