Unternehmen verkennen oft die Wichtigkeit eines transparenten und effizienten Auftragsdurchlaufes. In der Praxis stellen wir regelmäßig fest, dass mittelständische Unternehmen keine ausreichende Übersicht aller aktuellen Aufträge und deren Status haben. Prioritäten, Umsatzvolumina und Deckungsbeiträge sind auf Auftragsebene oft unklar. Zudem werden die Ursachen für Probleme in der Auftragsabwicklung oft weder erkannt noch nachhaltig eliminiert. Um ein Unternehmen erfolgreich führen zu können, bedarf es eines konsequent umgesetzten und ganzheitlichen Auftragsmanagements.

In mittelständischen, produzierenden Unternehmen ist die Geschäftsführung auch operativ eingebunden und muss sich kurzfristig mit diversen Problemstellungen auseinandersetzen, um diese schnell zu beseitigen. Beispiele dafür sind:

  • Einhaltung wichtiger Auslieferungstermine
  • Krisengespräche mit Kunden und Lieferanten
  • Beseitigung Kapazitätsengpässe in der Produktion oder beim Personal
  • Maßnahmen bei Produktionsstörungen
  • Rechnungsprüfungen -und Freigaben
  • Gespräche mit externen Dienstleistern
  • Finanzierungsgespräche

Der Unternehmer ist täglich „mittendrin statt nur dabei“. Die Zeit ist meist knapp und die Probleme akut. Das Alltagsgeschäft ist einnehmend, anspruchsvoll und zeitintensiv. Es ist schwierig ein Unternehmen mittelfristig sachlich und mit professioneller Distanz zu führen. Insbesondere der Faktor der persönlichen Haftung setzt den Unternehmer zusätzlich unter Druck. Zudem trägt er die Verantwortung für seine Mitarbeiter. Oftmals ist das Unternehmen generationsübergreifend im Familienbesitz oder wurde eigenständig mit viel Mühe und Fleiß aufgebaut. Die Verantwortung und der Druck für die Unternehmensführung sind hoch.

Der Unternehmer muss unter allen Umständen einen sachlichen Blick für das Wesentliche behalten! Aus diesem Grund muss die Unternehmensführung eine Priorisierung ihrer Aufgaben vornehmen. Aufgabenstellungen müssen korrekt priorisiert, strukturiert und konsequent abgearbeitet werden.

Ein ganzheitliches und konsequent umgesetztes Auftragsmanagement ist ein geeignetes Instrument für eine übergeordnete Analyse, Bewertung und vor allem Steuerung. Dafür muss es die Aufträge von der Kundenanfrage bis hin zum Zahlungseingang darstellen, z.B. in Form eines Cockpits, welches täglich aktualisiert wird. Dadurch kann die Gesamtsituation „live“ abgebildet werden und es wird Transparenz erzeugt. Auf Basis des Cockpits kann auch die Planung der Liquidität praxisnah gesteuert werden. Im Prinzip kann somit auch die Schnittstelle zwischen den Produktionsprozessen und der Liquidität des Unternehmens abgebildet und gesteuert werden. Das Cockpit muss alle Aufträge übersichtlich erfassen, planen, überwachen, steuern und auswerten können.

Hier finden Sie ein Praxisbeispiel für ein Auftrags-Cockpit bei einem mittelständischen Unternehmen, welches Absetzkipper für LKWs produziert.

Auszug der Inhalte des Auftragscockpits:

  • Datum
  • Priorität, Status
  • Nach Plan/nicht nach Plan
  • Auftragsnummer
  • Kundenname und Ansprechpartner
  • Verantwortlichkeiten
  • Bau-Typ/Produktgruppe
  • Datum Anlieferung Zukaufteile vom Lieferanten
  • Bezeichnung (Produktbezeichnung)
  • Lieferplan (Kalenderwoche)
  • Auftragswert netto
  • Geplante Einzahlung (Kalenderwoche)
  • Rechnungsnummer
  • Zahlungsziel
  • Geplanter Zahlungseingang
  • Verzugsgrund/Ursache
  • Bezahlt (ja/nein)

Im Fallbeispiel wurde die Assistentin der Geschäftsführung beauftragt das Cockpit zu führen. Sie und die Abteilungsleiter wurden über das Cockpit informiert, die Relevanz und die Sinnhaftigkeit erläutert und der Umgang entsprechend geschult. Die Aufgabe der Assistentin war es, bei allen definierten Ansprechpartnern die relevanten Informationen einzuholen und der Geschäftsführung täglich die aktuelle Version zukommen zu lassen.

Zu Beginn wurde die Assistentin durch plenovia unterstützt, so dass die Kommunikation und das Einholen der Informationen mit den relevanten Mitarbeitern gut möglich waren. Nachdem sich die Abläufe und der Informationsaustausch eingespielt hatten, wurde das Cockpit selbstständig vom Unternehmen weitergeführt.

Die Geschäftsführung ist sehr zufrieden und arbeitet bis zum jetzigen Zeitpunkt mit dem Tool, welches sich zum Selbstläufer entwickelt hat.

Falls Sie Fragen oder Anregungen zum Auftragsdurchlauf und dessen Verbesserung haben, sprechen Sie uns gerne an.

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