Unter­neh­men ver­ken­nen oft die Wich­tig­keit eines trans­pa­ren­ten und effi­zi­en­ten Auf­trags­durch­lau­fes. In der Pra­xis stel­len wir regel­mä­ßig fest, dass mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men kei­ne aus­rei­chen­de Über­sicht aller aktu­el­len Auf­trä­ge und deren Sta­tus haben. Prio­ri­tä­ten, Umsatz­vo­lu­mi­na und Deckungs­bei­trä­ge sind auf Auf­trags­ebe­ne oft unklar. Zudem wer­den die Ursa­chen für Pro­ble­me in der Auf­trags­ab­wick­lung oft weder erkannt noch nach­hal­tig eli­mi­niert. Um ein Unter­neh­men erfolg­reich füh­ren zu kön­nen, bedarf es eines kon­se­quent umge­setz­ten und ganz­heit­li­chen Auftragsmanagements.

In mit­tel­stän­di­schen, pro­du­zie­ren­den Unter­neh­men ist die Geschäfts­füh­rung auch ope­ra­tiv ein­ge­bun­den und muss sich kurz­fris­tig mit diver­sen Pro­blem­stel­lun­gen aus­ein­an­der­set­zen, um die­se schnell zu besei­ti­gen. Bei­spie­le dafür sind:

  • Ein­hal­tung wich­ti­ger Auslieferungstermine
  • Kri­sen­ge­sprä­che mit Kun­den und Lieferanten
  • Besei­ti­gung Kapa­zi­täts­eng­päs­se in der Pro­duk­ti­on oder beim Personal
  • Maß­nah­men bei Produktionsstörungen
  • Rech­nungs­prü­fun­gen ‑und Freigaben
  • Gesprä­che mit exter­nen Dienstleistern
  • Finan­zie­rungs­ge­sprä­che

Der Unter­neh­mer ist täg­lich „mit­ten­drin statt nur dabei“. Die Zeit ist meist knapp und die Pro­ble­me akut. Das All­tags­ge­schäft ist ein­neh­mend, anspruchs­voll und zeit­in­ten­siv. Es ist schwie­rig ein Unter­neh­men mit­tel­fris­tig sach­lich und mit pro­fes­sio­nel­ler Distanz zu füh­ren. Ins­be­son­de­re der Fak­tor der per­sön­li­chen Haf­tung setzt den Unter­neh­mer zusätz­lich unter Druck. Zudem trägt er die Ver­ant­wor­tung für sei­ne Mit­ar­bei­ter. Oft­mals ist das Unter­neh­men genera­ti­ons­über­grei­fend im Fami­li­en­be­sitz oder wur­de eigen­stän­dig mit viel Mühe und Fleiß auf­ge­baut. Die Ver­ant­wor­tung und der Druck für die Unter­neh­mens­füh­rung sind hoch.

Der Unter­neh­mer muss unter allen Umstän­den einen sach­li­chen Blick für das Wesent­li­che behal­ten! Aus die­sem Grund muss die Unter­neh­mens­füh­rung eine Prio­ri­sie­rung ihrer Auf­ga­ben vor­neh­men. Auf­ga­ben­stel­lun­gen müs­sen kor­rekt prio­ri­siert, struk­tu­riert und kon­se­quent abge­ar­bei­tet werden.

Ein ganz­heit­li­ches und kon­se­quent umge­setz­tes Auf­trags­ma­nage­ment ist ein geeig­ne­tes Instru­ment für eine über­ge­ord­ne­te Ana­ly­se, Bewer­tung und vor allem Steue­rung. Dafür muss es die Auf­trä­ge von der Kun­den­an­fra­ge bis hin zum Zah­lungs­ein­gang dar­stel­len, z.B. in Form eines Cock­pits, wel­ches täg­lich aktua­li­siert wird. Dadurch kann die Gesamt­si­tua­ti­on „live“ abge­bil­det wer­den und es wird Trans­pa­renz erzeugt. Auf Basis des Cock­pits kann auch die Pla­nung der Liqui­di­tät pra­xis­nah gesteu­ert wer­den. Im Prin­zip kann somit auch die Schnitt­stel­le zwi­schen den Pro­duk­ti­ons­pro­zes­sen und der Liqui­di­tät des Unter­neh­mens abge­bil­det und gesteu­ert wer­den. Das Cock­pit muss alle Auf­trä­ge über­sicht­lich erfas­sen, pla­nen, über­wa­chen, steu­ern und aus­wer­ten können.

Hier fin­den Sie ein Pra­xis­bei­spiel für ein Auf­trags-Cock­pit bei einem mit­tel­stän­di­schen Unter­neh­men, wel­ches Absetz­kip­per für LKWs produziert.

Aus­zug der Inhal­te des Auftragscockpits:

  • Datum
  • Prio­ri­tät, Status
  • Nach Plan/nicht nach Plan
  • Auf­trags­num­mer
  • Kun­den­na­me und Ansprechpartner
  • Ver­ant­wort­lich­kei­ten
  • Bau-Typ/­Pro­dukt­grup­pe
  • Datum Anlie­fe­rung Zukauf­tei­le vom Lieferanten
  • Bezeich­nung (Pro­dukt­be­zeich­nung)
  • Lie­fer­plan (Kalen­der­wo­che)
  • Auf­trags­wert netto
  • Geplan­te Ein­zah­lung (Kalen­der­wo­che)
  • Rech­nungs­num­mer
  • Zah­lungs­ziel
  • Geplan­ter Zahlungseingang
  • Verzugsgrund/Ursache
  • Bezahlt (ja/nein)

Im Fall­bei­spiel wur­de die Assis­ten­tin der Geschäfts­füh­rung beauf­tragt das Cock­pit zu füh­ren. Sie und die Abtei­lungs­lei­ter wur­den über das Cock­pit infor­miert, die Rele­vanz und die Sinn­haf­tig­keit erläu­tert und der Umgang ent­spre­chend geschult. Die Auf­ga­be der Assis­ten­tin war es, bei allen defi­nier­ten Ansprech­part­nern die rele­van­ten Infor­ma­tio­nen ein­zu­ho­len und der Geschäfts­füh­rung täg­lich die aktu­el­le Ver­si­on zukom­men zu lassen.

Zu Beginn wur­de die Assis­ten­tin durch ple­no­via unter­stützt, so dass die Kom­mu­ni­ka­ti­on und das Ein­ho­len der Infor­ma­tio­nen mit den rele­van­ten Mit­ar­bei­tern gut mög­lich waren. Nach­dem sich die Abläu­fe und der Infor­ma­ti­ons­aus­tausch ein­ge­spielt hat­ten, wur­de das Cock­pit selbst­stän­dig vom Unter­neh­men weitergeführt.

Die Geschäfts­füh­rung ist sehr zufrie­den und arbei­tet bis zum jet­zi­gen Zeit­punkt mit dem Tool, wel­ches sich zum Selbst­läu­fer ent­wi­ckelt hat.

Falls Sie Fra­gen oder Anre­gun­gen zum Auf­trags­durch­lauf und des­sen Ver­bes­se­rung haben, spre­chen Sie uns ger­ne an.