Drei wesentliche Faktoren unterstreichen aktuell die Wichtigkeit eines strikten Working Capital Managements:
- Aufgrund wieder gestiegener Zinsen werden Fremdfinanzierungen teurer, daher müssen Unternehmen ihr gebundenes Kapital reduzieren, um ihre Liquidität zu sichern.
- Liquiditätspuffer sind aufgrund geopolitischer Spannungen, Unsicherheiten bei Zöllen und wirtschaftlichen Abschwächungen in einigen Ländern besonders wichtig, um finanzielle Engpässe zu vermeiden.
- Durch gestörte Lieferketten wurden teilweise hohe Lagerbestände aufgebaut, um lieferfähig zu bleiben. Diese Vorräte sollten jetzt optimiert werden, um die Kapitalbindung zu verringern.
Das Thema Working Capital Management wird in diesem Kontext als ein Schlüsselhebel angesehen, um die finanzielle Flexibilität zu erhöhen und das Unternehmen langfristig wirtschaftlich stabil aufzustellen. Doch wie können die Potenziale optimal genutzt werden?
Ein geeigneter Indikator zur Standortbestimmung im Working Capital Management ist der „Cash to Cash Cycle“. Mit dieser Kennzahl wird die Dauer der Kapitalbindung zwischen der Bezahlung des Wareneinsatzes und des Zahlungseingangs aus dem Verkauf der Waren gemessen. Zielsetzung des Working Capital Managements ist somit eine Reduzierung des operativ gebundenen Kapitals entlang der Wertschöpfungskette.
Abb 1: Cash-to-Cash-Cycle
Cash-to-Cash-Cycle optimieren: Grundlegende Maßnahmen
Die grundlegenden Maßnahmen, um den Cash-to-Cash-Cycle zu optimieren, sind:
- Außenstandszeiten der Forderungen reduzieren (Debitorenmanagement),
- Lagerhaltungsdauer reduzieren (Bestandsmanagement) und
- Außenstandszeiten der Verbindlichkeiten
maximieren (Kreditorenmanagement).
Ein nachhaltig wirkendes Working Capital Management setzt in den Bereichen Debitoren-, Kreditoren- und Bestandsmanagement zwingend ein gesteuertes Vorgehen voraus. Je nach betrieblicher Anforderung können die Optimierungsmaßnahmen zur kurzfristigen Verbesserung der Liquidität oder zur mittel- und langfristigen Reduzierung der Kapitalbindung beitragen.
plenovia unterstützt Unternehmen im Aufbau eines wirkungsvollen Working Capital Management von der Situationsanalyse bis hin zu einer nachhaltigen Implementierung der Steuerungsinstrumente:
Abb. 2: Projektvorgehen: Von der Situationsanalyse zur nachhaltigen Implementierung
Analyse: Working Capital Workshop
Ein effizientes Instrument zum strukturierten Einstieg in das Thema Working Capital Management ist unser Working Capital Workshop. An nur einem Tag erarbeiten wir gemeinsam mit den involvierten Mitarbeitern unserer Kunden die Hauptansatzpunkte zur Verbesserung, was getan werden muss, um diese Potenziale effizient anzugehen und wie langfristig das gebundene Kapital optimiert werden kann.
Hierfür verwenden wir ein von uns entwickeltes standardisiertes Tool, sodass wir unsere Analyse unmittelbar und effizient durchführen sowie die Resultate und erste Handlungsempfehlungen noch in dem Workshop erarbeiten können. Die Bereiche Debitoren-, Kreditoren- und Bestandsmanagement werden durch die Teilnehmer des Workshops anhand von zahlreichen Kriterien bewertet. Diese Kriterien orientieren sich an dem Vorhandensein/Funktionieren von Strategie, Aufbau-/Ablauforganisation, Schnittstellenkommunikation, EDV-Nutzung/Tools und Berichtswesen. Da die zuständigen Mitarbeiter mit am Tisch sitzen, können aus den Handlungsempfehlungen erste konkrete Maßnahmen mit Verantwortlichkeiten, Zeitachse und eventuell quantitativen Effekten abgeleitet werden.
Optimierung des WC-Managements
Nach Abschluss der Bestandsaufnahme und Erarbeitung der wesentlichen Optimierungsziele erfolgt die Erarbeitung einer konkreten Maßnahmenliste. Als Bestandteile dieses Kataloges kommen in Summe mehr als 70 Maßnahmen zur Optimierung des Cash-to-Cash-Cycles in Frage.
Reduzierung der Außenstandszeiten von Forderungen
Ziel eines optimierten Debitorenmanagements ist ein schnellerer Zahlungsmittelzufluss unter Einleitung von Maßnahmen wie Kundenbewertung, Beschleunigung der Zahlungseingänge, Reduzierung überfälliger Forderungen sowie Verbesserung der Ablauforganisation. Im Bereich der Kundenbewertung ist es beispielsweise wichtig, eine laufende Bonitätsprüfung als Basis für Limit-Steuerung und Gestaltung der Zahlungskonditionen durchzuführen. Die typischen Hebel zur Optimierung des Working Capitals in diesem Bereich sind:
- Verkürzung der Zahlungsziele,
- Verkürzung des Faktura-Prozesses,
- Verbesserung der Sorgfalt bei der Rechnungsstellung,
- Überprüfung der Einzahlungsarten und -gewohnheiten sowie
- Einführung von Kontrollprozessen und Belohnungs-/Sanktionssystemen.
Reduzierung der Außenstandszeiten von Verbindlichkeiten
Ein wirkungsvolles Kreditorenmanagement setzt einen optimierten Beschaffungsprozess voraus. Grundsätzlich ist mit dem Bereich Einkauf zu klären, wie das Zahlungsvolumen reduziert und die Zahlungsziele verlängert und ausgeschöpft werden können. Aus den daraus festgelegten Maßnahmen werden die zukünftigen Prozesse und Systeme abgeleitet. Typische Hebel im Kreditorenmanagement liegen in der:
- Verlängerung der Zahlungsziele,
- Anpassung des Rechnungseingangs-Prozesses,
- Steuerung von Nachlässen und Reklamationen,
- Verbesserung der Steuerung des Zahlungsverhaltens sowie
- Einführung von Kontrollprozessen und Belohnungs-/ Sanktionssystemen.
Reduzierung der Lagerhaltungsdauer
Zur Optimierung des Bestandsmanagements werden die Bereiche Produktion sowie Vertrieb und Logistik angesprochen. Im Vordergrund stehen hier die enge Abstimmung der Produktionsplanung mit der Absatzplanung sowie eine bedarfsorientierte Anpassung des Fertigwarenlagers. Nachhaltige Erfolge werden regelmäßig erzielt durch:
- Verbesserung des Bedarfs-Forecast,
- Reduzierung der Beschaffungszeiten,
- Standardisierung des Wareneinsatzes,
- Erhöhung der internen Flexibilität in der Produktion sowie
- Einführung von Kontrollprozessen und Belohnungs-/ Sanktionssystemen.
Die identifizierten Maßnahmen werden neben der Zuordnung in die Bereiche Debitoren-, Kreditoren- und Bestandsmanagement auch bezüglich ihrer Umsetzungsgeschwindigkeit und ihres potenziellen Nutzens priorisiert. Auf dieser Basis kann ein verbindlicher Umsetzungsplan unkompliziert und transparent erstellt werden. Ad-hoc-Maßnahmen stehen dabei im Fokus der Optimierung und liefern regelmäßig – oftmals unerwartet – positive Effekte.
Nachhaltige Maßnahmen zur Optimierung der Kennzahlen erforderlich
Die erfolgreiche Nutzung der Potenziale erfordert Transparenz und Nachhaltigkeit in der Umsetzung. Hierzu sind eine entsprechende Projektorganisation und ein regelmäßiges Umsetzungscontrolling notwendig.
Die Reduzierung des Cash-to-Cash-Cycles ist kein Hexenwerk, jedoch ist auf strukturiertes Vorgehen zu achten. Zudem bietet unser Ansatz erhöhte Transparenz bei Prozessen und Maßnahmen, Prüfung von Optimierungen unter Einbindung aller Funktionsbereiche und verstärkte Fokussierung auf Markt- und Kundenanforderungen.
