Personalkapazität: Wieviele Mitarbeiter benötigt ein Unternehmen?

Für die Ermittlung von Sanierungsmaßnahmen im Rahmen der Erstellung eines Sanierungskonzeptes (IDW S6) ist es häufig erforderlich, die notwendigen Personalkapazitäten in allen Bereichen eines Unternehmens zu ermitteln und damit mögliche Einsparungen bei den Personalkosten zu begründen. Insbesondere in produzierenden Unternehmen tragen die Personalkosten zu einem sehr wesentlichen Teil der Gesamtkosten bei, so dass eine möglichst genaue Ermittlung der benötigten Personalkapazität für die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens wichtig ist.

Zur Ermittlung der benötigten Personalkapazität in einem Unternehmen können folgende Ansätze verwendet werden:

Die Arbeitslastanalyse umfasst die Überprüfung und Bewertung der aktuellen Arbeitslast jedes einzelnen Mitarbeiters sowie der Arbeitslast des gesamten Teams oder der Abteilung. Dies kann durch die Analyse von Arbeitszeittabellen, Projektplänen und Arbeitsaufgaben erfolgen. Hier ist insbesondere eine Erfassung von Rüst-, Produktions- und Stillstandszeiten von Maschinen hilfreich. Typischerweise sind in produzierenden Unternehmen diese Daten im Rahmen eines Shopfloor-Managements verfügbar.

Die historische Datenanalyse beinhaltet die Überprüfung vergangener Arbeitslasten und Personalbedarfe, um Muster und Trends zu identifizieren. Dies kann helfen, saisonale Schwankungen oder wiederkehrende Spitzenzeiten zu erkennen. In vielen Unternehmen bestehen saisonale Schwankungen im Arbeitsbedarf, insbesondere wenn Saisonartikel hergestellt werden. Die Betrachtung der Auslastung in Abhängigkeit von einzelnen Monaten hilft, Schwankungen im Personalbedarf zu erkennen.  Neben der Ermittlung des Spitzenbedarfs ist oft auch eine möglichst gleichmäßige Auslastung anzustreben.

Die Nutzung von Unternehmensprognosen, Verkaufsprognosen und anderen relevanten Daten ermöglicht es, zukünftige Personalbedarfe zu schätzen. Dies kann auf Basis von geplanten Projekten, Produktionsvolumina oder Geschäftswachstumsprognosen erfolgen. Auch Veränderungen von Losgrößen in der Fertigung oder eine Änderung der Anzahl der Produktvarianten kann den Kapazitätsbedarf verändern. Externe Faktoren müssen dabei berücksichtigt werden. Beispiele sind gesetzliche Regelungen, saisonale Schwankungen, Konjunkturzyklen und Markttrends, die den Personalbedarf beeinflussen können.

Mitarbeiterfeedback beinhaltet das Einholen von Feedbacks von Mitarbeitern über ihre Arbeitslast, Engpässe und Herausforderungen. Dies kann informelle Gespräche, Mitarbeiterbefragungen oder Feedback-Mechanismen umfassen. Diese Rückmeldungen können zu Verbesserungsvorschlägen führen, die zur Verringerung der Arbeitsbelastung beitragen.

Im Rahmen des Benchmarkings wird der Vergleich der Personalkapazität mit ähnlichen Unternehmen in derselben Branche oder mit ähnlichen Geschäftsmodellen hergestellt, um Best Practices und mögliche Verbesserungen zu identifizieren. Gute Quellen für diese Daten sind häufig Branchenverbände, da die Daten selten öffentlich zugänglich sind.

Die Datenerfassung beinhaltet den Einsatz von Tools und Software zur Erfassung und Analyse von Arbeitsdaten, um die Effizienz zu steigern und genaue Personalbedarfsprognosen zu erstellen. Vor dem Einsatz solcher Hilfsmittel ist meist der Betriebsrat zu befragen, zudem dürfen aus Datenschutzgründen die Daten meist nur anonym erfasst werden. In vielen Produktionsanlagen sind die Möglichkeiten zur Erfassung dieser Daten bereits vorhanden.

Durch die Kombination verschiedener Methoden können Unternehmen eine fundierte und realistische Einschätzung ihres Personalbedarfs erhalten und geeignete Maßnahmen zur Optimierung ihrer Personalkapazität ergreifen.

Hierbei sind neben der reinen Berechnung der Personalkapazität auch Urlaubs- und Krankheitszeiten zu beachten. Zudem ist sicherzustellen, dass Vertretungsregeln das Ausfallrisiko einzelner Mitarbeiter abdecken. Ein weiterer wesentlicher Punkt sind Schichtmodelle und flexible Arbeitszeitmodelle, um Spitzen in der Auslastung ausgleichen zu können. Zudem sollten unterschiedliche Arbeitszeiten der Mitarbeiter berücksichtigt werden, so dass die Berechnung in FTE (Full Time Equivalents) erfolgen sollte.

Für die Ermittlung der erforderlichen Personalkapazitäten und die Umsetzung von Personalanpassungen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Weiterführende Informationen:

Sanierungsgutachten nach IDW S6