Unternehmen können durch die Kombination verschiedener Methoden eine fundierte und realistische Einschätzung ihres Personalbedarfs erhalten. Auf dieser Grundlage können sie angemessene Maßnahmen zur Optimierung ihrer Personalkapazität ergreifen. Damit lassen sich in Krisenzeiten die Kosten optimieren, um das Unternehmen mit einer möglichst schlanken Kostenstruktur neu aufzustellen.
Neben der reinen Berechnung der Personalkapazität sind hierbei auch Urlaubs- und Krankheitszeiten zu berücksichtigen. Zudem muss sichergestellt werden, dass Vertretungsregeln das Ausfallrisiko einzelner Mitarbeitender abdecken. Ein weiterer wichtiger Punkt sind Schichtmodelle und flexible Arbeitszeitmodelle, um Auslastungsspitzen ausgleichen zu können. Zudem sollten die unterschiedlichen Arbeitszeiten der Mitarbeitenden berücksichtigt werden, weshalb die Berechnung in FTE (Full Time Equivalents) erfolgen sollte.
Personalbedarf systematisch ermitteln
Zur Ermittlung der benötigten Personalkapazität in einem Unternehmen empfehlen wir die folgenden Ansätze zu verwenden:
1. Arbeitslastanalyse
Hierbei wird die aktuelle Arbeitslast jedes Mitarbeiters sowie die Arbeitslast des gesamten Teams oder der Abteilung überprüft und bewertet. Dies kann durch die Analyse von Arbeitszeittabellen, Projektplänen und Arbeitsaufgaben erfolgen. Insbesondere die Erfassung von Rüst-, Produktions- und Stillstandszeiten von Maschinen ist hierbei hilfreich. In produzierenden Unternehmen sind diese Daten typischerweise im Rahmen eines Shopfloor-Managements verfügbar.
2. Historische Datenanalyse
Die Überprüfung vergangener Arbeitslasten und Personalbedarfe dient dazu, Muster und Trends zu identifizieren. So lassen sich saisonale Schwankungen oder wiederkehrende Spitzenzeiten erkennen. Insbesondere bei Unternehmen, die Saisonartikel herstellen, bestehen häufig saisonale Schwankungen im Arbeitsbedarf. Die Betrachtung der Auslastung in Abhängigkeit zu einzelnen Monaten hilft dabei, Schwankungen im Personalbedarf zu erkennen. Neben der Ermittlung des Spitzenbedarfs ist in der Regel eine möglichst gleichmäßige Auslastung anzustreben.
3. Prognosen und Planung
Es werden Unternehmensprognosen, Verkaufsprognosen und andere relevante Daten genutzt, um den zukünftigen Personalbedarf zu schätzen. Dies kann auf Basis geplanter Projekte, Produktionsvolumina oder Geschäftswachstumsprognosen erfolgen. Auch Veränderungen der Losgrößen in der Fertigung oder eine Änderung der Anzahl der Produktvarianten können den Kapazitätsbedarf beeinflussen. Externe Faktoren müssen dabei berücksichtigt werden. Hierzu zählen beispielsweise gesetzliche Vorschriften, saisonale Schwankungen, Konjunkturzyklen und Markttrends.
4. Benchmarking
Hierbei wird die Personalkapazität mit ähnlichen Unternehmen in derselben Branche oder mit ähnlichen Geschäftsmodellen verglichen, um Best Practices und mögliche Verbesserungen zu identifizieren. Da diese Daten selten öffentlich zugänglich sind, sind Branchenverbände häufig gute Quellen für diese Informationen.
5. Datenerfassung durch Hardware oder Softwaretools
Es werden Tools und Software zur Erfassung und Analyse von Arbeitsdaten eingesetzt, um die Effizienz zu steigern und genaue Personalbedarfsprognosen zu erstellen. Vor dem Einsatz solcher Hilfsmittel ist in der Regel der Betriebsrat zu befragen. Zudem dürfen die Daten aus Datenschutzgründen meist nur anonym erfasst werden. In vielen Produktionsanlagen sind die Möglichkeiten zur Erfassung dieser Daten bereits vorhanden.
6. Bewertung des Geschäftsmodells
Im Rahmen der Bewertung des Geschäftsmodells stellen sich unter anderem folgende Fragen: Welche Produkte sollen zukünftig angeboten werden? Wie sehen die Umsatzprognosen und die Profitabilität einzelner Bereiche aus? Welche Bereiche sollen nicht mehr weitergeführt werden?
7. Standortanalyse
Bei der Standortanalyse wird die Eignung eines geografischen Standorts auf Basis messbarer Faktoren bewertet. Dabei werden unter anderem folgende Kriterien geprüft: Können Standorte zusammengeführt werden, um den Transport- und Logistikaufwand zu reduzieren und duplizierte Funktionen (z. B. Verwaltung, Lager, Instandhaltung, Empfang) zu eliminieren? Neben den Personalkosten können somit auch die Finanzierungskosten oder die Mieten reduziert werden.
8. Outsourcing
Bei einigen Funktionen kann es sinnvoll sein auf externe Anbieter zuzugreifen, um bei geringer oder stark schwankender Auslastung keine eigenen Mitarbeiter beschäftigen zu müssen. Beispiele hierfür sind Funktionen in der IT, in der Personalbuchhaltung, in der Arbeitssicherheit und der Konstruktion.
9. Mitarbeiterfeedback
Es wird Feedback von Mitarbeitern über ihre Arbeitslast, Engpässe und Herausforderungen eingeholt. Dies kann informelle Gespräche, Mitarbeiterbefragungen oder Feedback-Mechanismen umfassen. Aus diesen Rückmeldungen können unter Umständen auch Verbesserungsvorschläge abgeleitet werden, die dabei helfen, die Arbeitslast zu verringern.
10. Anpassung von Schichtmodellen / Arbeitszeitkonten
Falls der Kapazitätsbedarf stark saisonal schwankt, können Arbeitszeitkonten diesen Bedarf abbilden. Zudem kann die Auslastung von Anlagen durch angepasste Schichtmodelle verbessert werden.
Warum sich eine Personalbedarfsermittlung lohnt
Eine saubere Analyse schafft die Grundlage für gezielte Entscheidungen. Sie vermeidet Überkapazitäten, macht Engpässe frühzeitig sichtbar und hilft Unternehmen dabei, ihre Kostenstruktur schlank und zugleich robust zu gestalten. Gerade in wirtschaftlich unsicheren Zeiten ist das ein zentraler Hebel, um handlungsfähig zu bleiben.
Sie möchten Ihren Personalbedarf prüfen oder Personalanpassungen rechtssicher und wirtschaftlich sinnvoll umsetzen?
Sprechen Sie uns gerne an. Wir unterstützen Sie dabei, die passende Vorgehensweise für Ihr Unternehmen zu entwickeln und die nächsten Schritte sinnvoll umzusetzen.
