Ertrags­stei­ge­rungs­pro­gram­me stel­len an ein Unter­neh­men vie­le Her­aus­for­de­run­gen. Die Ein­hal­tung not­wen­di­ger Pro­zes­se ist nur eine davon. Damit Auf­ga­ben, Ter­mi­ne, Ver­ant­wort­lich­kei­ten, Abhän­gig­kei­ten und damit Pro­jekt­ver­lauf und Pro­jekt­con­trol­ling, trans­pa­rent auf­ge­zeigt und somit Hin­der­nis­se bei der Umset­zung früh­zei­tig erkannt wer­den kön­nen, ist der Ein­satz eines pro­fes­sio­nel­len Maß­nah­men­ma­nage­ments unver­zicht­bar. Die ple­no­via setzt seit Jah­ren bei der Umset­zung von Ertrags­stei­ge­rungs­pro­gram­men ein IT-gestütz­tes Maß­nah­men­ma­nage­ment­tool (mmt) ein.

Viel zu häu­fig wird dem Pro­jekt­con­trol­ling in Unter­neh­men eine zu gerin­ge Bedeu­tung bei­gemes­sen. Die dar­aus resul­tie­ren­den nega­ti­ven Aus­wir­kun­gen sind in qua­li­ta­ti­ver und quan­ti­ta­ti­ver Hin­sicht viel­schich­tig. So wer­den z. B. oft­mals noch Excel-Lis­ten zur Steue­rung ein­zel­ner Pro­jek­te als Pro­jekt­ma­nage­ment-Tool ein­ge­setzt. Doch der­ar­ti­ge Lis­ten kön­nen nur bedingt die Kom­ple­xi­tät ein­zel­ner Pro­jek­te abbil­den. Wei­ter­hin wer­den in der Pra­xis Pro­jek­te, die in ver­schie­de­nen Abtei­lun­gen umge­setzt wer­den, nur dort gesteu­ert und doku­men­tiert. Dadurch kön­nen Abhän­gig­kei­ten zwi­schen ein­zel­nen Pro­jek­ten nicht nach­ver­folgt und abtei­lungs­über­grei­fen­de The­men nicht erkannt wer­den. Eine zen­tra­le Steue­rung ist nicht mög­lich, die benö­tig­te Trans­pa­renz über alle Maß­nah­men fehlt und der Über­blick über den Umset­zungs­stand ist nicht gege­ben. Bei mög­li­chen Ver­schie­bun­gen in einem Pro­jekt wer­den so nicht auto­ma­tisch die Aus­wir­kun­gen auf ande­re Pro­jek­te (z. B. in ande­ren Abtei­lun­gen) erkannt.

Einsatz des Maßnahmenmanagementtools (mmt)

Zur Unter­stüt­zung der Maß­nah­men­um­set­zung wur­de auf Basis der Pro­jekt­er­fah­run­gen der ple­no­via ein auf Micro­soft Access basie­ren­des Maß­nah­men­ma­nage­ment­tool mit dem Namen „mmt” ent­wi­ckelt. Zen­tra­le Ele­men­te des mmt sind:

  • die Bewer­tung und Prio­ri­sie­rung von Pro­jek­ten und Maß­nah­men anhand ihres Bei­tra­ges zum Unter­neh­mens­er­folg und
  • die Struk­tu­rie­rung der Pro­jek­te in Auf­ga­ben mit Ver­ant­wort­lich­kei­ten und Zeiträumen.

Mit dem mmt wer­den die Ergeb­nis­se eines soge­nann­ten Ertrags­stei­ge­rungs­work­shops zusam­men­ge­fasst und im Rah­men eines Maß­nah­men­con­trol­lings kon­ti­nu­ier­lich fort­ge­schrie­ben. In dem Work­shop erar­bei­ten und defi­nie­ren die Mit­ar­bei­ter zusam­men mit den Bera­tern der ple­no­via mög­li­che Maß­nah­men zur Ertrags­stei­ge­rung. Anschlie­ßend wer­den aus den Maß­nah­men klar defi­nier­te Auf­ga­ben­pa­ke­te her­un­ter­ge­bro­chen. Ver­ant­wort­lich­kei­ten und Ter­mi­ne wer­den mit den aus­füh­ren­den Mit­ar­bei­tern ver­bind­lich fest­ge­legt. Ver­än­de­run­gen der ursprüng­li­chen Ter­mi­ne erfol­gen nur in Abstim­mung mit dem Pro­jekt­ma­nage­ment, wel­ches neben der zen­tra­len Pfle­ge des mmt auch ein genau­es Moni­to­ring der Auf­ga­ben und Maß­nah­men (in den Dimen­sio­nen Zeit, Invest und Return on Invest) sicher­stellt. Grund­sätz­lich wer­den mit allen Betei­lig­ten fes­te Abstim­mungs­rou­ti­nen ver­ein­bart, die den Pfle­ge­auf­wand des mmt ganz erheb­lich reduzieren.

In den von ple­no­via beglei­te­ten Pra­xis­fäl­len dient das mmt als Grund­la­ge der regel­mä­ßi­gen Projektbesprechung

Das Manage­ment kann auf einen Blick im soge­nann­ten „Cock­pit” sehen, bei wel­chen Maß­nah­men Hand­lungs­be­darf besteht und wie weit die Maß­nah­men­um­set­zung fort­ge­schrit­ten ist. Inso­fern erfüllt das Cock­pit die Anfor­de­run­gen an ein aktu­el­les Manage­ment-Infor­ma­ti­ons­sys­tem. Aktu­el­ler Hand­lungs­be­darf wird über eine Ampel­funk­ti­on dar­ge­stellt und der Maß­nah­men­fort­schritt erfolgt über eine Trep­pen­dar­stel­lung. Auch die Ziel­er­rei­chung der mone­tä­ren Effek­te ist im Cock­pit ersicht­lich. Damit hat das Manage­ment die Mög­lich­keit, neben der erfolg­rei­chen Maß­nah­men­um­set­zung, auch die Rea­li­sie­rung der geplan­ten Effek­te auf einen Blick nach­zu­hal­ten. Kurz, prä­gnant und aggre­giert wer­den für das Manage­ment so alle wich­ti­gen Infor­ma­tio­nen über ein­zel­ne Maß­nah­men – aber auch das Gesamt­pro­jekt – dargestellt.

Für die Pro­jekt­be­tei­lig­ten wer­den durch stan­dar­di­sier­te Aus­wer­tun­gen die Eck­da­ten, die sie für eine zeit­na­he Umset­zung der Maß­nah­men und Auf­ga­ben benö­ti­gen, auf Knopf­druck zusam­men­ge­stellt. Den Maß­nah­men­ver­ant­wort­li­chen wird regel­mä­ßig eine Über­sicht der ihnen zuge­ord­ne­ten Auf­ga­ben zur Ver­fü­gung gestellt. In die­sen Über­sich­ten wer­den anste­hen­de und in Ver­zug gera­te­ne Auf­ga­ben durch eine Ampel­funk­ti­on hervorgehoben.

Die Ampel­funk­ti­on hat erfah­rungs­ge­mäß einen erheb­li­chen psy­cho­lo­gi­schen Effekt, denn kri­ti­sche Ampel­kon­stel­la­tio­nen wol­len von den Mit­ar­bei­tern ver­mie­den wer­den. Zudem kön­nen in abtei­lungs­über­grei­fen­den Bespre­chun­gen die Pla­n­ab­wei­chun­gen, wie z. B. kri­ti­sche Ampel­sta­tus, deren Aus­wir­kun­gen auf ande­re Maß­nah­men, Umset­zungs­pro­ble­me und deren Besei­ti­gung, kon­struk­tiv dis­ku­tiert wer­den. Die Aus­wer­tun­gen des mmt die­nen als Leit­fa­den des Gesprä­ches. Durch der­ar­tig gesteu­er­te Abstim­mun­gen kann die Zusam­men­ar­beit ver­bes­sert und der Erfolg gera­de kom­ple­xer, inein­an­der­grei­fen­der Maß­nah­men in der Umset­zung gestei­gert werden.

Vorteile des Maßnahmenmanagements

Das mmt bie­tet auf allen Ebe­nen den betei­lig­ten Mit­ar­bei­tern eine größt­mög­li­che Trans­pa­renz. Gleich­zei­tig wer­den dadurch für die Betei­lig­ten Zie­le fest­ge­schrie­ben, die ins­be­son­de­re auch als Grund­la­ge von Ziel­er­rei­chungs­ge­sprä­chen die­nen kön­nen. Jeder kennt die ihm zuge­ord­ne­ten Maß­nah­men und Auf­ga­ben zur Hebung der Gesamt­po­ten­zia­le, eben­so wie Ver­ant­wort­lich­kei­ten und ver­bind­li­che Ter­mi­ne. Die Mit­ar­bei­ter wis­sen nun, wel­cher Bei­trag von ihnen zur Errei­chung des Pro­jekt­er­fol­ges erwar­tet wird. Zudem sind sie direkt in das Gesamt­ge­sche­hen invol­viert. Gera­de das schafft in Orga­ni­sa­tio­nen einen gewis­sen sport­li­chen Wett­be­werb, die gesetz­ten und abge­stimm­ten Zie­le zu erreichen.

Die Ent­schei­der erhal­ten mit dem Cock­pit die not­wen­di­gen Infor­ma­tio­nen über den Gesamt­pro­zess, um bei Pro­ble­men schnel­ler ein­grei­fen und unter­stüt­zen zu kön­nen. Das mmt ist dabei das pra­xis­er­prob­te unver­zicht­ba­re Hilfs­mit­tel. Im Gegen­satz zu den meis­ten Soft­ware­tools bie­tet es die Mög­lich­keit, maß­ge­schnei­der­te Aus­wer­tungs­mög­lich­kei­ten zu erstel­len und mone­tä­re Effek­te zu hin­ter­le­gen. Und dabei ist das mmt als Eigen­ent­wick­lung der ple­no­via lizenzkostenfrei.