PERSONALMAßNAHMEN

Personalmaßnahmen sind gezielte Aktivitäten, die im Unternehmen eingesetzt werden, um die Personalentwicklung voranzutreiben, den Personalbedarf zuverlässig zu decken und die Mitarbeiterleistung zu verbessern. Sie umfassen eine Vielzahl von Instrumenten, die sowohl die individuelle Karriereentwicklung als auch die langfristige Entwicklung der Unternehmenskultur fördern. Die Maßnahmen sollten immer im Einklang mit den Unternehmenszielen stehen und sich nachhaltig positiv auf das Arbeitsumfeld und die Mitarbeiterzufriedenheit auswirken.

Die Umsetzung von Personalmaßnahmen bietet Unternehmen eine Reihe von Chancen. So können sie die Mitarbeiterbindung und -motivation erhöhen, die Innovationskraft steigern und langfristig hohe Personalkosten durch Fluktuation vermeiden. Dadurch tragen sie einen großen Beitrag zur Wirtschaftlichkeit des Unternehmens bei.

1. Wie können Personalmaßnahmen umgesetzt werden?
2. Personalkostenplanung: Wie kann die benötigte Personalkapazität ermittelt werden?
3. Welche Mitarbeiter benötigen Personalmaßnahmen?
4. Abstract
5. Häufige Fragen und Antworten zum Thema Personalmaßnahmen

a. Was sind Beispiele für Personalmaßnahmen?
b. Welche Maßnahmen betreffen die Besetzung neuer Mitarbeiter?

Für die Sanierung eines Unternehmens sind häufig Personalmaßnahmen erforderlich. Dafür muss in einem ersten Schritt die benötigte Personalkapazität in allen Bereichen eines Unternehmens ermittelt werden, um so mögliche Einsparungen bei den Personalkosten zu begründen. Insbesondere bei produzierenden Unternehmen tragen die Personalkosten zu einem sehr wesentlichen Teil der Gesamtkosten bei, sodass eine möglichst genaue Ermittlung der benötigten Personalkapazität für die Profitabilität des Unternehmens wichtig ist.

Die plenovia greift dabei auf einen über 25-jährigen Erfahrungsschatz der Restrukturierungsberaterinnen und Restrukturierungsberater zurück.

Für die Ermittlung der benötigten personellen Ressourcen in einem Unternehmen können die folgenden Ansätze verwendet werden:

• Arbeitslastanalyse: Überprüfung und Bewertung der aktuellen Arbeitslast jedes Mitarbeiters sowie der Arbeitslast des gesamten Teams oder der Abteilung. Dies kann durch Analyse von Arbeitszeittabellen, Projektplänen und Arbeitsaufgaben erfolgen. Hier ist insbesondere eine Erfassung von Rüst-, Produktions- und Stillstandszeiten von Maschinen hilfreich. Typischerweise sind in produzierenden Unternehmen diese Daten im Rahmen eines Shopfloor-Managements verfügbar.
• Historische Datenanalyse: Überprüfung vergangener Arbeitslasten und Personalbedarfe, um Muster und Trends zu identifizieren. Dies kann helfen, saisonale Schwankungen oder wiederkehrende Spitzenzeiten zu erkennen. Bei vielen Unternehmen bestehen saisonale Schwankungen im Arbeitsbedarf, insbesondere wenn Saisonartikel hergestellt werden. Die Betrachtung der Auslastung in Abhängigkeit von einzelnen Monaten hilft, Schwankungen im Personalbedarf zu erkennen. Neben der Ermittlung des Spitzenbedarfs ist oft auch eine möglichst gleichmäßige Auslastung anzustreben.
• Prognosen und Planung: Nutzung von Unternehmensprognosen, Verkaufsprognosen und anderen relevanten Daten, um zukünftige Personalbedarfe zu schätzen. Dies kann auf Basis von geplanten Projekten, Produktionsvolumina oder Geschäftswachstumsprognosen erfolgen. Auch Veränderungen von Losgrößen in der Fertigung oder eine Änderung der Anzahl der Produktvarianten kann den Kapazitätsbedarf verändern. Externe Faktoren müssen dabei berücksichtigt werden. Beispiele sind gesetzliche Vorschriften, saisonale Schwankungen, Konjunkturzyklen und Markttrends, die den Personalbedarf beeinflussen können.
• Mitarbeiterfeedback: Einholen von Feedback von Mitarbeitern über ihre Arbeitslast, Engpässe und Herausforderungen. Dies kann informelle Gespräche, Mitarbeiterbefragungen oder Feedback-Mechanismen umfassen. Aus diesen Rückmeldungen können unter Umständen auch Verbesserungsvorschläge abgeleitet werden, die helfen die Arbeitslast zu verringern.
• Benchmarking: Vergleich der Personalkapazität mit ähnlichen Unternehmen in derselben Branche oder mit ähnlichen Geschäftsmodellen, um Best Practices und mögliche Verbesserungen zu identifizieren. Gute Quellen für diese Daten sind häufig Branchenverbände, da die Daten selten öffentlich zugänglich sind.
• Datenerfassung durch Hardware oder Softwaretools: Einsatz von Tools und Software zur Erfassung und Analyse von Arbeitsdaten, um die Effizienz zu steigern und genaue Personalbedarfsprognosen zu erstellen. Vor dem Einsatz solcher Hilfsmittel ist meist der Betriebsrat zu befragen, zudem dürfen aus Datenschutzgründen die Daten meist nur anonym erfasst werden. In vielen Produktionsanlagen sind die Möglichkeiten zur Erfassung dieser Daten bereits vorhanden.

Durch die Kombination verschiedener Methoden können Unternehmen eine fundierte und realistische Einschätzung ihres Personalbedarfs erhalten und angemessene Maßnahmen zur Optimierung ihrer Personalkapazität ergreifen.

Hierbei sind neben der reinen Berechnung der Personalkapazität auch Urlaubs- und Krankheitszeiten zu beachten. Zudem ist sicherzustellen, dass Vertretungsregeln das Ausfallrisiko einzelner Mitarbeiter abdecken. Ein wesentlicher weiterer Punkt sind Schichtmodelle und flexible Arbeitszeitmodelle, um Spitzen in der Auslastung ausgleichen zu können. Zudem sollten unterschiedliche Arbeitszeiten der Mitarbeiter berücksichtigt werden, sodass die Berechnung in FTE (Full Time Equivalents) erfolgen sollte.

Als nächster Schritt wird ermittelt, welche Mitarbeiter von Personalmaßnahmen betroffen sind. Hierzu wird eine Sozialauswahl durchgeführt, die die Prüfung des Hintergrunds von jüngeren und älteren Kollegen enthält.

Zunächst werden Mitarbeiter in sogenannte Vergleichsgruppen gemäß ihrer Tätigkeit zugeordnet. Beschäftigte, die die gleiche Tätigkeit ausüben können, gehören ebenso zu einer Vergleichsgruppe wie Beschäftigte, die die Tätigkeit nach einer Einarbeitungszeit von höchstens 3 Monaten ausüben könnten. Dies führt dazu, dass insbesondere niedrig qualifizierte angelernte Mitarbeiter in eine Vergleichsgruppe kommen. Ebenso Mitarbeiter mit derselben Ausbildung, die in unterschiedlichen Abteilungen eingesetzt werden, aber dieselbe Tätigkeit ausführen könnten.

Mittels der bereits dargestellten Auswertung der benötigten Personalkapazität wird nun ermittelt, wie viele Mitarbeiter jeder Vergleichsgruppe benötigt werden. Diese Begründung wird in den sogenannten „Unternehmerischen Entscheidungen“ dargestellt, die die Personalmaßnahmen im Einzelnen begründen.

m jetzt die Namen der betroffenen Mitarbeiter zu ermitteln, wird eine Sozialauswahl durchgeführt. Dazu werden die Mitarbeiter nach ihrem Lebensalter, ihrer Betriebszugehörigkeit, ihren Unterhaltpflichten, der Anzahl ihrer unterhaltspflichtigen Kinder und einer eventuell vorhandenen Schwerbehinderung bewertet. Mitarbeiter, die voraussichtlich am einfachsten einen neuen Job finden, werden gemäß dieser Bewertung vorzugsweise gekündigt. Eine Ausnahme bilden sogenannte Leistungsträger, die für den Fortbestand des Unternehmens unverzichtbar sind.

Falls ein Betriebsrat vorhanden ist, müssen diese Personalmaßnahmen mit dem Betriebsrat abgestimmt werden. Als nächster Schritt kann die Umsetzung definiert werden, z. B. die Möglichkeit der Einrichtung einer Transfergesellschaft oder die reine Kündigung mit Abfindung der Mitarbeiter.

Um eine optimale Kostenstruktur in einem Unternehmen zu erreichen, ist eine genaue Ermittlung der benötigten Personalkapazität notwendig, so können die Personalkosten wettbewerbsfähig gehalten werden. Mögliche Vorgehensweisen zur Ermittlung einer realistischen Einschätzung des Personalbedarfs und zur Umsetzung von Personalmaßnahmen werden vorgestellt.

Um die Mitarbeiter kontinuierlich weiterzubilden, zu motivieren und den langfristigen Erfolg des Unternehmens zu sichern, können verschiedene Personalentwicklungsmaßnahmen ergriffen werden. Dazu zählen unter anderem Weiterbildungen, Fachschulungen oder auch individuelle Förderprogramme sowie Beförderungen. Im Bereich des Personaleinsatzes sind flexible Arbeitszeiten, die Option auf Teilzeit oder Homeoffice sowie die Erweiterung des Aufgabengebiets häufig genutzte Maßnahmen. Wer die Arbeitnehmer langfristig binden möchte, setzt auf Personalbindungsmaßnahmen wie Prämien, Bonuszahlungen oder zusätzliche Benefits (z. B. betriebliche Altersvorsorge, Gesundheitsangebote).

Personalgewinnungsmaßnahmen beziehen sich unter anderem auf Stellenausschreiben, Auswahlverfahren und Onboarding-Prozesse. Sie sollen dabei helfen, die richtigen Kandidaten zu finden und auf die vakante Stelle vorzubereiten. Praktika, Traineeprogramme, Werkstudententätigkeiten und interne Ausbildungen sind Beispiele dafür, wie jüngere Nachwuchskollegen gefördert, an laufende Prozesse herangeführt und an das Unternehmen gebunden werden können.