Herausforderungen für das Finanz- und Rechnungswesen im Insolvenzverfahren

In den kaufmännischen Bereichen eines Unternehmens erfüllt das Finanz- und Rechnungswesen verschiedene zentrale Funktionen. Die Buchhaltung und das Controlling stellen der Geschäftsführung wesentliche Kennzahlen zur Ertragslage, Liquidität und Soll-Ist-Abweichung etc. zur Verfügung. Auf Basis dieser Informationen soll die Geschäftsführung in die Lage versetzt werden, Entscheidungen zu treffen und das Unternehmen zielgerichtet zu steuern. Doch was passiert, wenn sich ein Unternehmen in der Krise oder gar in einem Insolvenzverfahren befindet?

Für eine ordnungsmäßige Buchführung ist ein strukturierter Prozess erforderlich, der die Datenherkunft, -erfassung und -verarbeitung bis hin zum Freigabeverfahren abbildet. So wird sichergestellt, dass sämtliche buchungsrelevanten Vorgänge zeitnah verarbeitet werden. Mit zunehmender Digitalisierung werden die Belege und Buchungsdaten primär in elektronischer Form vorgehalten. Je nach eingesetzter Software werden Ausgangsrechnungen im Vertriebsmodul generiert und können dann als PDF gespeichert werden. Im B2B-Bereich erfolgt der Rechnungsversand als e-Rechnung. Zudem können auch die buchungsrelevanten Daten zur Übernahme in die Buchhaltung aufbereitet werden. Ähnlich verhält es sich bei den Eingangsrechnungen. Auch diese sind überwiegend in digitaler Form verfügbar, einschließlich der buchhaltungsrelevanten Daten.

Befindet sich ein Unternehmen in der Krise, nehmen die Anforderungen an die Daten und deren Qualität im Hinblick auf einen Insolvenzantrag in Eigenverwaltung an Bedeutung zu. Insbesondere die Erstellung des den Antrag flankierenden Sanierungskonzepts basiert auf der aktuellen Buchhaltung. Die Ertrags- und Liquiditätsplanung wird um insolvenzspezifische Besonderheiten in der integrierten Planung ergänzt.

Sobald die vorläufige Eigenverwaltung angeordnet ist, kommen umfangreiche Berichts- und Dokumentationspflichten auf die Finanzabteilung zu. Diese müssen neben dem Tagesgeschäft abgearbeitet werden. Darüber hinaus müssen Abläufe und Prozesse an die Anforderungen des Insolvenzrechts angepasst werden. Das hat nicht nur erhebliche Mehrarbeiten zur Folge, die personelle Ressourcen binden. Es entsteht ein Spannungsfeld, da die ohnehin knappen Kapazitäten mit zusätzlichen Aufgaben belastet werden und im Wege der Digitalisierung bereits erreichte technische Fortschritte ausgehebelt werden.

In der Vorbereitungsphase sollten die Key-Player des Finanz- und Rechnungswesens sowie der Personalabteilung frühzeitig eingebunden und motiviert werden. Diese Personen wissen aufgrund der Ergebnisse, des Zahlungsverhaltens, des Mahnwesens etc. ohnehin um die Krisensituation und eine eventuell bevorstehende Insolvenzantragstellung. Nur so kann sichergestellt werden, dass die notwendigen organisatorischen Maßnahmen rechtzeitig ergriffen werden, um die für einen Insolvenzantrag und das Sanierungskonzept relevanten Daten bereitzustellen und einen reibungslosen Start des Insolvenzverfahrens zu gewährleisten. Die nachfolgende stichpunktartige Auflistung gibt einen groben Überblick über die wesentlichen Aspekte.

• Aktuelle Auflistung der OPOS-Debitoren und -Kreditoren, Klärung strittiger Sachverhalte und fortlaufende Pflege der OPOS und der Fälligkeiten
• Dokumentation der nicht kreditorisch gebuchten Verbindlichkeiten (z. B. aus Dauerschuldverhältnissen), sofern noch nicht gezahlt
• Dokumentation der Forderungen und Verbindlichkeiten zur Antragstellung (OPOS-Listen, Summensaldenlisten über alle Konten, aktueller Anlagespiegel)
• Excel-Export der Stammdaten von Debitoren, Kreditoren, Krankenkassen und Finanzamt
• Aufstellung einer Personalliste der Mitarbeiter, die über der Beitragsbemessungsgrenze liegen, und der freiwillig Versicherten
• Differenzierung des Gesamtsozialversicherungsbeitrag in Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil
• Organisation einer Inventur zum Tag der Antragstellung
• Sammeln aller Dokumente zu Darlehen, Finanzierung, Leasing, Factoring und Sicherheiten
• Organisation der EDV: Einrichtung eines zentralen Speicherorts, auf dem sämtliche verfahrensrelevante Daten abgelegt werden, Berechtigungskonzept
• Abgrenzung der Verfahrensabschnitte mittels ABC-Kennzeichnung (vor Antragstellung = A / vorläufiges Verfahren = B / eröffnetes Verfahren = C), und Klärung, wie dies in der Buchhaltungssoftware abgebildet werden kann, Rumpfwirtschaftsjahr
• Prüfung der Schnittstellen der genutzten Software zum Datenaustausch zum Zweck der Insolvenzbuchhaltung (z. B. Datev-Schnittstelle, Online-Banking)
• Bereitstellung der relevanten Daten für den Dienstleister zur Insolvenzgeldabrechnung

Mit der Anordnung der vorläufigen Eigenverwaltung treten verschiedene Verfahrensbeteiligte mit unterschiedlichem Informationsbedarf auf den Plan. Der Fokus aller Beteiligten liegt primär auf dem Erhalt und der Mehrung der Insolvenzmasse, also der Liquidität.

Zunächst ist der vorläufige Sachwalter zu nennen, der durch das Gericht bestellt wird. Er hat die Aufgabe, den Verfahrensablauf zu unterstützen und die Handlungen der Geschäftsführung zu überwachen. Weitere mögliche Verfahrensbeteiligte sind der Generalbevollmächtigte, der (vorläufige) Gläubigerausschuss und verschiedene Dienstleister (Insolvenzbuchhaltung, Kassenprüfung, Insolvenzgeldabrechnung, Bewerter).

Um dem Informationsbedürfnis gerecht zu werden, wird ein sogenanntes Tages- oder Wochenreporting aufgesetzt, in dem die Kennzahlen zu Liquidität, Stand der Forderungen und Verbindlichkeiten (beides differenziert nach den Zeiträumen A und B), Insolvenzforderungen, Umsatz und Auftragsbestand wiedergegeben werden. Gegebenenfalls können noch weitere Kennzahlen, beispielsweise zu Personal, Betriebsleistung u. a. aufgenommen werden. Der konkrete Inhalt des Reports und der zeitliche Ablauf müssen im Einzelfall abgestimmt werden.

Unmittelbar nach Anordnung der vorläufigen Eigenverwaltung müssen die vorhandenen Vorräte durch eine Inventur ermittelt und bewertet werden. Eventuell vorhandene Sicherheiten, beispielsweise aus einer Raumsicherungsübereignung, sind zu dokumentieren und nach Möglichkeit zu visualisieren. Im Zusammenhang mit einem unechten Massekredit können verschiedene Auswertungen zur Bewertung der Vorräte und zur Abgrenzung der Sicherheiten erforderlich werden.

Bestellungen und Zahlungen unterliegen im Insolvenzverfahren einem speziellen Freigabeverfahren, in das der eingesetzte Generalbevollmächtigte und die Sachwaltung eingebunden sind. Die Buchhaltung generiert eine Zahlungsvorschlagsliste und ergänzt diese durch die zugehörigen Eingangsrechnungen. Sofern die Belege nicht bereits als PDF vorliegen, müssen die Rechnungen gescannt werden. In der Praxis setzen wir eine spezielle Software ein, die für die Besonderheiten des Insolvenzrechts und des Freigabeprozesses konzipiert ist und über Schnittstellen zum Banking und der Insolvenzbuchhaltung verfügt. Obwohl der Freigabeprozess auf diesem Weg vollständig digital abläuft, entsteht durch das Scannen der Belege und die Übergabe einzelner Belege und Bestellungen in die Schnittstelle ein nicht zu unterschätzender zeitlicher Mehraufwand.

Im Insolvenzverfahren wird eine Insolvenzbuchhaltung eingerichtet. Dabei handelt es sich um eine Einnahmen-Ausgaben-Überschussrechnung, in der sämtliche Zahlungsein- und -ausgänge nach insolvenzspezifischen Kriterien verbucht werden. Jede einzelne Buchung muss mit dem zugehörigen Beleg unterlegt werden. Konkret muss unmittelbar nach Anordnung der vorläufigen Eigenverwaltung der genaue Ablauf, die Nutzung von Schnittstellen und die Bereitstellung der Belege (z. B. Kontoauszug, Zahllauf, zugehörige Belege, Sortierung, Ablage in der Datencloud) mit dem Dienstleister abgestimmt werden. Aus dieser insolvenzspezifischen Rechnungslegung werden regelmäßige Reports bis hin zur Schlussrechnung generiert und der Sachwaltung, dem Gläubigerausschuss, dem Kassenprüfer und dem Gericht zur Verfügung gestellt.

Ein weiterer Dienstleister in einem Insolvenzverfahren ist der Kassenprüfer. Er prüft anhand der Insolvenzbuchhaltung die Einhaltung der Vorgaben des Insolvenzrechts (z. B. keine Zahlung auf Altverbindlichkeiten) und erstattet den Verfahrensbeteiligten Bericht über seine Feststellungen. Analog zur Insolvenzbuchhaltung ist mit dem Dienstleister unmittelbar nach Anordnung der vorläufigen Eigenverwaltung das Procedere abzustimmen.

Sofern ein Gläubigerausschuss gebildet wird, hat auch dieser ein umfassendes Informationsbedürfnis. Dieses kann teilweise durch das Tages-/Wochenreporting gedeckt werden. Der Fokus des Gläubigerausschusses liegt auf der bestmöglichen Befriedigung der ungesicherten Gläubiger. Das Gremium benötigt daher im Wesentlichen Informationen zu den Insolvenzforderungen, der Liquidität und der Businessplanung.

Umsatzsteuerlich wären noch die sogenannte erste und zweite Umsatzsteuerkorrektur zu nennen. Bei der ersten Korrektur sind sämtliche Forderungen und Verbindlichkeiten wegen Uneinbringlichkeit wertzuberichtigen. Die Vorsteuer aus offenen Lieferantenrechnungen führt zu einem Erstattungsanspruch. Die Umsatzsteuer aus offenen Ausgangsrechnungen wirkt sich gegenläufig aus. Der Saldo dieser ersten Umsatzsteuerkorrektur führt zu einer Erhöhung oder Verminderung der Insolvenzforderung der Finanzverwaltung.

Mit dem tatsächlichen Forderungseinzug im vorläufigen oder eröffneten Verfahren muss die darin enthaltene Umsatzsteuer dann im Wege der sogenannten zweiten Umsatzsteuerkorrektur abgeführt werden. Gleiches gilt auch für die Vorsteuer aus geleisteten Zahlungen (z. B. Ablösung eines einfachen Eigentumsvorbehalts, Quotenzahlung).

Die Beträge der ersten und zweiten Umsatzsteuerkorrektur müssen manuell berechnet und via Elster übertragen werden. Die zeitliche Abgrenzung der Verfahrensabschnitte ist auch für die Umsatzsteuer-Voranmeldung relevant und kann dazu führen, dass die Beträge ebenfalls manuell ermittelt werden müssen.

Mit Eröffnung des Insolvenzverfahrens beginnt ein neues Geschäftsjahr, das mit Aufhebung des Verfahrens endet. Dies führt in der Regel zu einem oder mehreren Rumpfwirtschaftsjahren. Im eröffneten Verfahren erteilt die Finanzverwaltung die sogenannte Massesteuernummer. Daher muss frühzeitig geklärt werden, ob in der Buchhaltungssoftware ein bzw. mehrere Rumpfgeschäftsjahre eingerichtet und verschiedene Steuernummern hinterlegt werden können. Alternativ wäre eine zeitliche Abgrenzung zu den Verfahrensabschnitten auch über die Buchungsperioden bis hin zur Einrichtung eines neuen Mandanten oder Buchungskreises denkbar. Die konkrete Vorgehensweise ist im Einzelfall zu prüfen und abzustimmen.

Im Insolvenzverfahren kommen zum Tagesgeschäft eine Vielzahl weiterer Aufgaben auf die Mitarbeiter im Finanz- und Rechnungswesen sowie in angrenzenden Bereichen zu. Aufgrund der Erfordernisse von Berichtspflichten und der Freigabeprozesse müssen eingefahrene und gelebte Prozesse modifiziert werden. Da nach Stellung des Insolvenzantrags keine Zahlungen für vor diesem Zeitpunkt erbrachte Lieferungen und Leistungen geleistet werden dürfen, ist davon auszugehen, dass die Lieferanten in den ersten Tagen massiv Druck aufbauen, insbesondere durch telefonisches Nachfassen bis hin zur Androhung der Lieferungseinstellung.

Aus unserer Erfahrung können wir deshalb nur empfehlen, die Mitarbeiter im Finanz- und Rechnungswesen frühzeitig über die bevorstehende Antragstellung zu informieren und sie auf die zusätzlichen Aufgaben, Besonderheiten sowie potenziellen psychischen Belastungen hinzuweisen. Zudem sollte der Rückhalt durch die Geschäftsführung untermauert werden. Wenn möglich, sollte auch eine temporäre Aufstockung der personellen Kapazitäten in Erwägung gezogen werden. Denn nur wenn im Finanz- und Rechnungswesen eine motivierte Mannschaft bereit ist, sich über das Normalmaß und ggf. die regelmäßige Arbeitszeit hinaus einzubringen, kann das Eigenverwaltungsverfahren geordnet und zur Zufriedenheit der Verfahrensbeteiligten durchgeführt werden.

Unsere Experten für Finanz- und Rechnungswesen verfügen über langjährige Erfahrung in der Begleitung von Unternehmen im Insolvenzverfahren und den damit verbundenen Abläufen im Rechnungswesen. Gerne erarbeiten wir mit Ihnen eine maßgeschneiderte Lösung.

Weiterführende Informationen:

Aktuelle Buchhaltung: Das Rückgrat Ihres Unternehmens – Warum eine verzögerte Bearbeitung teuer wird