Der Erfolg eines Unternehmens ist die Summe seiner Entscheidungen

Unkla­re Ver­ant­wort­lich­kei­ten, feh­len­des Daten­ma­te­ri­al und zu kur­ze Vor­lauf­zei­ten sind die Haupt­grün­de, war­um Ent­schei­dungs­pro­zes­se oft schei­tern oder deut­lich zu spät begin­nen. Die Fol­gen sind unnö­ti­ge Kos­ten und eine Demo­ti­va­ti­on bei allen Betei­lig­ten. Die Ent­schei­dungs­ma­trix und das 4E-For­mu­lar ver­mei­den Pro­zess­schwie­rig­kei­ten und füh­ren Ent­schei­dun­gen her­bei, die zeit­ge­recht anhand der rich­ti­gen Daten von den rich­ti­gen Per­so­nen getrof­fen und pünkt­lich umge­setzt werden.

Typische Schwierigkeiten bei Entscheidungen

Die fol­gen­den Pro­ble­me tre­ten häu­fig in Ent­schei­dungs­pro­zes­sen auf:

  1. Es ist nicht deut­lich gere­gelt, wer die Ent­schei­dung zu tref­fen hat. Dies führt dazu, dass Ent­schei­dun­gen ent­we­der nicht beschlos­sen oder durch eine wei­te­re Per­son wie­der geän­dert werden.
  2. Es ist unklar, wann die Ent­schei­dung getrof­fen wer­den muss. Meist wird in die­sem Fall der Mit­ar­bei­ter über­rascht, dass eine Ent­schei­dung von ihm erwar­tet wird. Ent­we­der wer­den dann wei­te­re Pro­jekt­schrit­te ohne genaue Daten­ana­ly­se vor­an­ge­trie­ben oder die nächs­ten Schrit­te ver­zö­gern sich erheblich.
  3. Die Daten­la­ge ist unge­nü­gend. Auf­grund von Zeit­man­gel wer­den nicht alle Exper­ten­mei­nun­gen aus­rei­chend berück­sich­tigt oder zu einem Ergeb­nis zusam­men­ge­fasst. Folg­lich gehen nicht alle Erkennt­nis­se in die Ent­schei­dungs­fin­dung ein. Dadurch kön­nen bei der Umset­zung uner­war­te­te Hin­der­nis­se auf­tre­ten, es dro­hen Fehl­ent­schei­dun­gen oder die Wei­ter­füh­rung des Pro­jek­tes wird unnö­tig verzögert.
  4. Der Umset­zer des Beschlus­ses ist nicht defi­niert. Somit wer­den die wei­te­ren Arbei­ten nur unvoll­stän­dig oder gar nicht durchgeführt.

Entscheidungsmatrix

Die Ent­schei­dungs­ma­trix stellt sicher, dass sowohl der­je­ni­ge, der die Ent­schei­dung trifft, als auch der­je­ni­ge, der die­se vor­be­rei­tet, zeit­ge­recht über eine wesent­li­che bevor­ste­hen­de Ent­schei­dung infor­miert wird. Damit kön­nen die Schwie­rig­kei­ten der Punk­te 1. und 2. besei­tigt wer­den. Die Matrix kann Bestand­teil eines Pro­jekt­plans sein oder zur Vor­be­rei­tung von regel­mä­ßi­gen Bespre­chun­gen ver­wen­det werden.

Inner­halb eines Pro­jekts wer­den die wesent­li­chen Ent­schei­dun­gen direkt zu Beginn in der Matrix erfasst. In Team­be­spre­chun­gen dient sie dann als Grund­la­ge für die Vor­be­rei­tung von Ent­schei­dun­gen und zur Kon­trol­le des Prozessfortschrittes.

Abb. 1: Bei­spiel für eine Entscheidungsmatrix

4E-Formular

Das 4E-For­mu­lar umfasst gegen­über einer nor­ma­len Opti­ons­ana­ly­se als wesent­li­che Ergän­zung alle am Ent­schei­dungs­pro­zess betei­lig­ten Per­so­nen (4E) und defi­niert ihre Rol­len. Zudem gewähr­leis­tet das For­mu­lar Trans­pa­renz bei Unei­nig­keit im Team und der Pro­zess­ver­lauf kann nach­voll­zo­gen wer­den. Die vier „E“ ste­hen für Ent­schei­dungs­pro­zess­lei­ter, Ent­schei­der, Exper­te und Exekution.

Ent­schei­dungs­pro­zess­lei­ter: Er berei­tet das 4E-For­mu­lar vor. Er stimmt die 4E-Rol­len mit dem Ent­schei­der ab, bin­det alle invol­vier­ten Per­so­nen ein und stellt sicher, dass die erfor­der­li­chen Daten gemäß dem in der Ent­schei­dungs­ma­trix vor­ge­ge­be­nen Zeit­plan zusam­men­ge­stellt werden.

Ent­schei­der: Er trifft und ver­ant­wor­tet die Ent­schei­dung. Dazu stellt er sicher,

  • dass er befugt ist, die Ent­schei­dung zu tref­fen, und
  • dass sein Beschluss nicht durch ande­re Per­so­nen revi­diert wird.

Wei­ter­hin gibt er vor, wel­che Exper­ten er zu Rate zieht. Der Ent­schei­der ist immer eine ein­zel­ne Person.

Exper­ten: Sie stel­len die Daten zur Ver­fü­gung und geben ggf. eine Emp­feh­lung. Die Exper­ten­kom­men­ta­re oder unter­schied­li­chen Mei­nun­gen wer­den unter dem Ver­merk „Kom­men­ta­re“ auf­ge­lis­tet. So wird sicher­ge­stellt, dass alle Mei­nun­gen geäu­ßert und doku­men­tiert wer­den. Obwohl die Exper­ten noch unter­schied­li­cher Auf­fas­sun­gen sein kön­nen, kann der Pro­zess wei­ter­lau­fen und der Zeit­plan wird eingehalten.

Exe­ku­ti­on (Aus­füh­ren­de): Sie set­zen den Beschluss um. Sie wer­den von Anfang an in den Ent­schei­dungs­pro­zess ein­ge­bun­den und kön­nen eben­so wie die Exper­ten Kom­men­ta­re abgeben.

Abb. 2: Bei­spiel für ein 4E Formular

4E-Formular fordert Entscheidung ein

Mit Hil­fe des 4E-For­mu­lars kön­nen Ent­schei­dun­gen sau­ber vor­be­rei­tet und getrof­fen wer­den. Alle betei­lig­ten Per­so­nen kön­nen ihre Mei­nung äußern und unter­schied­li­che Ansich­ten wer­den trans­pa­rent dargestellt.

Der Ent­schei­der spielt dabei eine sehr wesent­li­che Rol­le. Er muss sicher­stel­len, dass er berech­tigt ist, die Ent­schei­dung zu tref­fen. Mit dem 4E-For­mu­lar erhält er ein kom­plet­tes Bild auch abwei­chen­der Ansich­ten und kann die Ent­schei­dung auf einer soli­den Daten­ba­sis tref­fen. Mit die­ser Vor­ge­hens­wei­se kön­nen die typi­schen Schwie­rig­kei­ten bewäl­tigt wer­den. Für die Umset­zung der getrof­fe­nen Maß­nah­men bie­tet sich das Maß­nah­men-Manage­ment-Tool (mmt) der Unter­neh­mens­be­ra­tung ple­no­via (bis 01.05.2020 unter Bucha­lik Bröm­me­kamp Unter­neh­mens­be­ra­tung GmbH fir­mie­rend) an.

Kon­takt: Dr. Dirk Dümpelmann
Pro­ject Manager
ple­no­via GmbH
T. +49 211 54 24 7–362
M. +49 174 3 70 65 84
dirk.duempelmann@plenovia.de