In Zeiten dynamischer Märkte, technologischer Umbrüche und wachsender Unsicherheiten wird eine fundierte Businessplanung zum entscheidenden Erfolgsfaktor. Unternehmen, die strategisch denken, realistisch planen und flexibel auf Veränderungen reagieren, sind klar im Vorteil. Dieser Beitrag zeigt, wie eine strukturierte Businessplanung, regelmäßige Forecasts und ein leistungsfähiges Controlling den nachhaltigen Unternehmenserfolg sichern können – und worauf es in der Praxis wirklich ankommt.
1. Erfolgsfaktoren für Unternehmen: Marktkenntnis, Vision und strategische Klarheit
Es gibt verschiedene Einflüsse auf den Erfolg eines Unternehmens. Zunächst müssen die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen stimmen. Das heißt, das Unternehmen muss Produkte oder Leistungen anbieten, die vom Markt nachgefragt werden. Bewegt man sich mit seinem Portfolio in einem gesättigten oder gar rückläufigen Markt, wird es zunehmend schwieriger.
Ein Beispiel für derartige Marktgegebenheiten ist hier die Fotografie, die in den letzten 25 Jahren einen grundlegenden technischen Wandel durchlaufen hat. Im Zuge der Digitalisierung werden die klassischen Filme, die früher jeder für seinen Fotoapparat benötigte, inzwischen nur noch von einem kleinen spezialisierten Klientel nachgefragt. Die Hersteller dieser Filme sind daher gezwungen, ihr Produktportfolio den geänderten Markterfordernissen anzupassen und sich strategisch neu zu positionieren. Zu den weiteren Rahmenbedingungen zählen: Wettbewerb, Preisfindung, Automatisierungsgrad und Fertigungstiefe, Standort, Lohnkosten, Fixkosten u. a.
Ohne diese Rahmenbedingungen intensiv zu beleuchten, gilt grundsätzlich, dass ein Unternehmen eine Vision haben muss, das heißt, es muss ein klar definiertes Ziel verfolgen. Nur wenn ich als Unternehmer weiß, wohin mich die „Reise“ führen soll, kann ich eine daraus abgeleitete Strategie entwickeln, sie ggf. nachjustieren und mein Unternehmen zielgerichtet steuern. Die Formulierung der Strategie liegt in der Verantwortung der Geschäftsführung. Je nach Unternehmensgröße und Organisation ist die Einbindung weiterer Führungskräfte durchaus sinnvoll. Ist die Strategie entwickelt, sollte sie auch intern mit den Mitarbeitern, zumindest aber dem Führungskreis, kommuniziert werden. Schließlich wollen wir sicherstellen, dass alle Beteiligten sich im Sinne der Zielerreichung einbringen.
2. Vom Ziel zur Zahl: Wie Sie aus der Strategie einen belastbaren Businessplan entwickeln
man zunächst die operative Planung (12-Monatsplan), die um eine mittelfristige Planung (die folgenden drei bis fünf Jahre) ergänzt wird. Im Ergebnis erhalten wir für die Planjahre eine Plan-Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), eine Plan-Bilanz und einen Plan-Cashflow. Aufgrund der Abhängigkeiten zwischen GuV und Bilanz kann die Erstellung eines Businessplans durchaus eine Herausforderung darstellen. Es empfiehlt sich daher, eine Planungssoftware zu nutzen.
Zentraler Ansprechpartner für die Erstellung der Businessplanung ist das Controlling in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung. Ausgangsbasis der Planung ist die Einschätzung des Vertriebs. Dieser sollte die Absatz- und Umsatzplanung so detailliert wie möglich aufbereiten: Die Umsatzerwartung sollte, soweit möglich, auf die einzelnen Kunden und Produkte heruntergebrochen werden. Auf dieser Grundlage können die weiteren Teilpläne (Kostenplanung und Investitionsplanung) erstellt werden. Mithilfe dieser Teilplänen werden dann in der Planungssoftware die Ertragsplanung (GuV), die Bilanzplanung und der Cashflow-Plan generiert.
Grundsätzlich muss sich die Businessplanung an der definierten Unternehmensstrategie orientieren. Dies kann dazu führen, dass die gesamte Planung oder Teile davon sehr ambitioniert sind, da verschiedene Faktoren berücksichtigt werden müssen, die sich nur schwer oder gar nicht beeinflussen lassen. Am Beispiel des Filme-Produzenten könnte eine solche Herausforderung z. B. in der Modifikation des Produktportfolios und in der Schaffung neuer Vertriebskanäle liegen.
Jede Planung basiert auf Annahmen, deren Eintritt gewissen Unsicherheiten unterliegt. So lässt sich der Umsatz eines produzierenden Unternehmens beispielsweise aufgrund vertraglicher Vereinbarungen noch relativ genau prognostizieren. In der Praxis führen jedoch die tatsächlichen Umsätze (Mengen, Kunden- und Produktmix, Abrufverhalten der Kunden), das Produktionsprogramm, die Materialeinsätze, die Beschaffungspreise, der Ausschuss, die personellen Ressourcen usw. zu Abweichungen gegenüber dem ursprünglichen Businessplan.
Aus diesem Grund ist es ratsam, regelmäßig Forecasts für das laufende Geschäftsjahr zu erstellen und die Abweichungen gegenüber der ursprünglichen Planung zu analysieren. Wie beim Businessplan werden für die zu planenden Monate die Umsatzprognosen mit den neuesten Erkenntnissen aus der Abweichungsanalyse und den Erkenntnissen zu Markt und Wettbewerb aktualisiert. Darauf aufbauend werden die weiteren Teilpläne abgeleitet.
Die Geschäftsführung gewinnt aus der Businessplanung und den Forecasts wichtige Erkenntnisse zum wirtschaftlichen Erfolg und zum Erreichen der strategischen und operativen Ziele. Mithilfe der Erkenntnisse aus der Abweichungsanalyse können notwendige Handlungsoptionen und Gegensteuerungsmaßnahmen erarbeitet und initiiert und deren Auswirkungen im Forecast abgebildet werden.
3. Controlling richtig nutzen: Datenbasierte Steuerung als Schlüssel zur Zielerreichung
Die Kernfunktion des Controllings besteht in der Erbringung interner Dienstleistungen zum Zweck der Unternehmenssteuerung. Dazu gehören unter anderem die Kosten- und Leistungsrechnung, die Erstellung von Planungen und Abweichungsanalysen sowie das Reporting. Im Controlling laufen die relevanten Informationen aus dem Rechnungswesen und den übrigen Abteilungen zusammen, die dort verarbeitet werden.
Um das Unternehmen gezielt steuern zu können, benötigen die Geschäftsführung und die Führungskräfte steuerungsrelevante Informationen. Dazu zählen neben den Ist-Ergebnissen gemäß Buchhaltung bzw. Kostenrechnung auch Erkenntnisse u. a. zum Marktgeschehen, zu internen Abläufen, zu Maßnahmeneffekten, zum Personal, zur Produktivität etc. All diese Informationen werden durch das Controlling zusammengetragen und analysiert.
In den Managementberichten muss aufgezeigt werden, worauf die Abweichung zum Businessplan bzw. Forecast zurückzuführen ist, und es muss ein Ausblick auf die weitere wirtschaftliche Entwicklung mit Beschreibung der zugrundegelegten Prämissen gegeben werden. Im Idealfall werden auch Handlungsalternativen sowie deren voraussichtliche Effekte dargestellt.
4. Modernes Reporting: Relevante Kennzahlen verständlich und digital aufbereitet
Beim Reporting ist es wichtig, dass dem Empfänger die relevanten Informationen zeitnah, vollständig und verständlich zur Verfügung stehen. Duch die Digitalisierung hat sich auch beim Reporting ein Wandel vollzogen. Umfangreiche Ausdrucke mit Tabellen und Kommentierungen werden künftig zunehmend durch Dashboards abgelöst. Derartige Dashboards lassen sich individuell aufbereiten, so dass die Berichtsempfänger die für sie relevanten Informationen auf einer Bildschirmseite visualisiert bekommen. Dies können beispielsweise reine Zahlen sein, die ggf. tiefer aufgeschlüsselt werden können, oder Grafiken und Simulationen zur Darstellung von geänderten Prämissen.
5. Fazit: Warum Businessplanung, Forecast und Controlling zusammengehören
Der Businessplan zeigt auf, wie strategische Ziele kurz- und mittelfristig erreicht werden sollen. Jede Planung unterliegt Unsicherheiten, die sich aus geänderten Rahmenbedingungen im Markt, politischen Entwicklungen, technologischen Effekten oder Fehleinschätzungen der Planungsbeteiligten ergeben können. Daher ist eine Analyse der tatsächlichen gegenüber der geplanten Entwicklung erforderlich. Aus den daraus gewonnenen Erkenntnissen werden Forecasts erarbeitet. Dem Controlling kommt eine zentrale Bedeutung zu ‒ vom Sparringspartner beim Erstellen der Planungen bis hin zum Reporting.
